Administrer la communication ou le fil de discussion d’un collectif (mission)

RELECTURE EN COURS

La communication d’un collectif est ce qui en permet l’efficacité, la visibilité, une image définie. Cependant, lorsque cette communication n'est pas modérée ou qu'elle s'écarte soit des principes énoncés dans les textes fondateurs soit des orientations définies, elle peut entraîner des conséquences néfastes pour le collectif ainsi que pour ses membres. Il faut alors aborder deux sujets, qui parfois se recoupent : la communication en interne (comme les directives, les discussions en réunion ou virtuelles, les fils numériques, e-mails et messages vocaux...) et la communication dirigée vers l'extérieur (telles que les interactions avec le public, les médias ou les partenaires).

Quels problèmes rencontrez-vous ?

A. dans votre communication interne 

1. Surcharge et pression communicationnelle
   • Mon « supérieur/responsable » m’accable de directives au long de la journée, je suis surmené
   • Je n’ai pas le temps de prendre connaissance des messages tant il y en a
   • Le fil de discussion est surchargé par des discussions sans fin
   • Je suis sollicité en dehors des horaires convenus (soir, week-end, congés)
     
     
2. Incohérence et manque de clarté dans les directives
   • Je reçois des messages contradictoires venant de plusieurs sources au sein du collectif
   • Je ne suis pas au courant des orientations du collectif
   • Les décisions prises en réunion ne sont jamais retranscrites ou diffusées, donc je ne sais plus ce qui a été acté
   • Plusieurs versions d’un même document circulent sans qu’on sache laquelle est la bonne
     
     
3. Problèmes d’outillage et de choix techniques
   • Nous ne savons pas quels outils de communication ni quelles règles sont les plus adaptés aux besoins et objectifs du collectif
   • Il y a trop d’outils de communication. On se perd
     
     
4. Difficultés d’accès, de formation et d’intégration aux outils/règles
   • Je ne sais pas utiliser les outils préconisés par le collectif
   • Je n’ai pas été mis au courant de toutes les règles et outils de communication utilisés par une partie du collectif
   • Nous ne savons pas quelles sont les meilleures règles de communication nécessaires aux besoins et/ ou objectifs de notre collectif
   • Je n’ai pas accès à tous les moyens de communication techniques préconisés (équipements, applications, connexion internet stable…)
     
     
5. Climat relationnel et inclusion dans les échanges
   • • Il n’y a pas assez d’échanges et de rencontres en présentiel
     • Je me sens ostracisé ou exclu
     • Il y a trop d’agressivité dans les échanges virtuels
     • Certains membres refusent de modifier et faire évoluer leurs pratiques de communication habituelles ou d'utiliser certains outils préconisés par l'organe de direction
     • Des membres non mandatés prennent des décisions ou diffusent des informations comme si elles étaient officielles.

B. dans votre communication vers l’extérieur ?

1. Informations erronées
   • Erreurs dans les informations données au public
   • Le site web n’est pas actualisé
   • Détournement de notre image ou de nos données (fake news, I.A.)
     
     
2. Captation de la communication
   • Certaines personnes décident en petit comité d’une communication non validée ni par le collectif ni par l’organe de direction légitime
   • Une personne s’accapare la communication sans soumettre régulièrement au préalable le contenu de son expression (voir Fiche Mandats)
   • Un mandaté en communication dérive et trahit les objectifs et les propositions du collectif (Voir Fiche gestion de conflit ou commission de médiation ou Fiche Mandats)
     
     
3. Moyens inadaptés, manque de moyens ou de compétences
   • Je ne sais pas trouver quels canaux de communication utiliser ni comment les utiliser
   • On ne sait pas comment dégager des financements pour faire notre publicité
   • Nous n’avons pas de membres capables d’assurer une bonne visibilité vers l’extérieur malgré la pertinence de nos projets
     
     
4. Problème de visibilité
   • On ne sait pas qui doit parler aux médias, on n’a mandaté personne pour rencontrer d’éventuels partenaires
     
   • On ne sait pas vers qui se tourner pour communiquer efficacement et se distinguer
     

Les solutions proposées :

1) On reprend point par point chaque problématique pour trouver une solution
2) Si redondances de solutions, on trouve un moyen de les regrouper.

La communication est une mission qui rassemble plusieurs postes (voir fiche : Postes, rôles, missions et fiche Mandatés).

A. dans votre communication interne 

1. Surcharge et pression communicationnelle

SOLUTIONS À TROUVER à la prochaine séance...

Ancienne suite par Sophie et Gladys :

1. Définir des mandats précis et les profils correspondants :
   • Établir des mandats clairs pour chaque mission. Penser aux différents besoins du collectif (porte-parolat, communication, gestion, médiation, levée de fonds...)
   • La formation à la communication et à ses outils peut se faire également en interne. Les mandats attribués à des binômes dont un des membres est expérimenté permettent de former « sur le tas » le deuxième membre. (Voir Fiche Mandats).
   • Un poste de modérateur des échanges (en binôme de préférence) peut être indispensable surtout dès que le collectif croît en nombre. Cela permet d’éviter des doublons, des incohérences, une surcharge du réseau de communication, l’entrisme (voir Fiche entrisme), la suppression inopinée et illégitime de messages, la stigmatisation ou le harcèlement...
     
2. Établir des règles et outils de communication
   • Pour choisir les règles et outils de communication les plus adaptés, ne pas hésiter à : s’informer auprès de structures de même type, se former auprès d’organismes compétents, faire appel à un organisme de conseil qui peut intervenir directement au sein du collectif, recruter une ou des personne(s) ressources. Il est inutile de se doter d’une multitude d’outils. Il faut choisir parmi les outils proposés par les organes de conseil ceux qui vont réellement servir les objectifs du collectif.
   • Si un outil déplaît à une majorité des membres, il convient d’analyser les raisons du rejet afin de résoudre le problème (l’outil est inadapté, les membres ne sont pas assez formés, problème de dérives possibles...)
     
     
3. Organiser la cohérence entre les objectifs et la communication
   • Le collectif doit s’assurer suffisamment régulièrement de la cohérence de ses objectifs et de ses stratégies généraux et publier les comptes rendus afférents nécessaires.
   • Les données diffusées au sujet du collectif et de ses actions doivent être décidées et vérifiées en assemblées, puis avec le contrôle d’une commission dédiée avant d’être publiées ou médiatisées. Déléguer à une seule personne comporte toujours le risque d’un oubli ou d’une erreur.
     
     
4. Relations humaines
   • Oser la transparence en interne lorsqu’on a des doléances légitimes. Au besoin, s’adresser à la commission Médiation, Inclusion Discipline (voir Fiche de la commission) et oser la transparence largement partagée sur les moyens et outils nécessaires au bon fonctionnement des missions de communication.
   • Équilibrer le ratio entre rencontres en présentiel et rencontres virtuelles en tenant compte des attentes et besoins des membres.
   • Vérifier le bien-être des membres grâce à un bilan périodique. Au besoin, s’adresser à la commission Médiation, Inclusion, Discipline (voir Fiche de la commission)

S'adresser à un ou des professionnels de la communication ?

Liens utiles :

(1) Outils de votation conseillés, open-sources : Pollen (https://pollen.cl/) , Belenios (https://vote.belenios.org/).
(2) Fiche "La Décision collective (ERV)"
(3) Fiche "Créer un Règlement Intérieur"
(4) Suite collaborative chiffrée de bout en bout et open-source Cryptpad