Administrer la communication ou le fil de discussion d’un collectif (mission)

La communication interne d’un collectif est ce qui en permet l’efficacité, la visibilité, une image définie. Or, une communication non modérée ou qui échappe aux principes déterminés par les textes fondateurs ou par les orientations régulièrement définies statutairement risque d’avoir des conséquences fâcheuses pour le collectif ainsi que pour certains de ses membres. Deux types de questions se posent, qui parfois se recoupent :

Quels problèmes rencontrez-vous ?

1 ) dans votre communication interne (directives, discussions en réunion ou en visioconférences, fils de discussion numériques, e-mails, messages vocaux, …) ?

• Mon « supérieur/responsable » m’accable de directives au long de la journée, je suis surmené
• Je reçois des messages contradictoires venant de plusieurs sources au sein du collectif
• Je ne suis pas au courant des orientations du collectif
• Il n’y a pas assez d’échanges et de rencontres en présentiel.
• Je me sens ostracisé
• Nous ne savons pas quels sont les meilleurs outils de communication nécessaires aux besoins et/ ou objectifs de notre collectif
• Nous ne savons pas quelles sont les meilleures règles de communication nécessaires aux besoins et/ ou objectifs de notre collectif
• Je ne sais pas utiliser les outils préconisés par le collectif
• Je n’ai pas été mis au courant de toutes les règles et outils de communication utilisés par une partie du collectif
• Il y a trop d’outils de communication. On se perd.
• Je n’ai pas accès à tous les moyens de communication techniques préconisés (équipements, applications…)
• Certains membres refusent de modifier et faire évoluer leurs pratiques de communication habituelles
• Une majorité des membres refuse d’utiliser un ou certains outil(s) préconisé(s) par l’organe de direction
• Le fil de discussion est surchargé par des discussions sans fin
• Je n’ai pas le temps de prendre connaissance des messages tant il y en a.
• Il y a trop d’agressivité dans les échanges virtuels

2) Quels problèmes rencontrez-vous dans votre communication vers l’extérieur ?

• Il y a des erreurs dans les informations données au public
• Le site web n’est pas actualisé
• On ne sait pas qui doit parler aux médias, on n’a mandaté personne pour rencontrer d’éventuels partenaires
• Une personne s’accapare la communication sans soumettre régulièrement au préalable le contenu de son expression (voir Fiche Mandats)
• On ne sait pas comment dégager des financements pour faire notre publicité
• Je ne sais pas trouver quels canaux de communication utiliser ni comment les utiliser
• Nous n’avons pas de membres capables d’assurer une bonne visibilité vers l’extérieur malgré la pertinence de nos projets
• Comment éviter le détournement de notre image ou de nos données (fake news, I.A.)
• Certaines personnes décident en petit comité d’une communication non validée ni par le collectif ni par l’organe de direction légitime.
• Un mandaté en communication dérive et trahit les objectifs et les propositions du collectif (Voir Fiche gestion de conflit ou commission de médiation ou Fiche Mandats)

Les solutions proposées :

La communication est une mission qui rassemble plusieurs postes (voir fiche : Postes, rôles, missions et fiche Mandatés).

• Établir des mandats clairs pour chaque mission. Penser aux différents besoins du collectif (porte-parolat, communication, gestion, médiation, levée de fonds...)
• Oser la transparence en interne lorsqu’on a des doléances légitimes. Au besoin, s’adresser à la commission Médiation, Inclusion Discipline (voir Fiche de la commission) et oser la transparence largement partagée sur les moyens et outils nécessaires au bon fonctionnement des missions de communication..
• Le collectif doit s’assurer suffisamment régulièrement de la cohérence de ses objectifs et de ses stratégies généraux et publier les comptes rendus afférents nécessaires.
• Les données diffusées au sujet du collectif et de ses actions doivent être décidées et vérifiées en assemblées, puis avec le contrôle d’une commission dédiée avant d’être publiées ou médiatisées. Déléguer à une seule personne comporte toujours le risque d’un oubli ou d’une erreur.
• Équilibrer le ratio entre rencontres en présentiel et rencontres virtuelles en tenant compte des attentes et besoins des membres.
• Vérifier le bien-être des membres grâce à un bilan périodique. Au besoin, s’adresser à la commission Médiation, Inclusion, Discipline (voir Fiche de la commission)
• Pour choisir les règles et outils de communication les plus adaptés, ne pas hésiter à : s’informer auprès de structures de même type, se former auprès d’organismes compétents, faire appel à un organisme de conseil qui peut intervenir directement au sein du collectif, recruter une ou des personne(s) ressources. Il est inutile de se doter d’une multitude d’outils. Il faut choisir parmi les outils proposés par les organes de conseil ceux qui vont réellement servir les objectifs du collectif.
• Si un outil déplaît à une majorité des membres, il convient d’analyser les raisons du rejet afin de résoudre le problème (l’outil est inadapté, les membres ne sont pas assez formés, problème de dérives possibles...)
• La formation à la communication et à ses outils peut se faire également en interne. Les mandats attribués à des binômes dont un des membres est expérimenté permettent de former « sur le tas » le deuxième membre. (Voir Fiche Mandats).
• Un poste de modérateur des échanges (en binôme de préférence) peut être indispensable surtout dès que le collectif croît en nombre. Cela permet d’éviter des doublons, des incohérences, une surcharge du réseau de communication, l’entrisme (voir Fiche entrisme), la suppression inopinée et illégitime de messages, la stigmatisation ou le harcèlement...

Liens utiles :

(1) Outils de votation conseillés, open-sources : Pollen (https://pollen.cl/) , Belenios (https://vote.belenios.org/).
(2) Fiche "La Décision collective (ERV)"
(3) Fiche "Créer un Règlement Intérieur"
(4) Suite collaborative chiffrée de bout en bout et open-source Cryptpad