Rôle "Maître du temps"
Attention : cette fiche s'applique à des rôles, non à des postes.
C'est-à-dire qu'elle concerne des rôles ponctuels, sans mandat.
Par exemple, lors d'une réunion : Gardien du temps, Secrétaire, Animateur, etc.
Introduction :
Permettre à chaque participant à une réunion de s’exprimer est un défi tant les types et formats de réunions sont différents, tant certaines contraintes limitent concrètement la réunion, tant le nombre des sujets à aborder peut être important, tant le nombre des participants actifs crée un afflux de demandes de prise de parole...
Quels problèmes rencontrez-vous ?
Une inégalité dans les temps de paroleProblème d'écouteAttitude irrespectueuse- L'ensemble des sujets prévus n'a pas le temps d'être traité
- Manque de temps pour traiter complètement certains sujets
( Proposition Sophie:
• Certains
• Certains participants prennentprenant beaucoup de temps pour exprimer leur point de vue (difficulté ou lenteur d’élocution, manque d’anticipation de leur propos…) ne bénéficient pas d'une écoute équitable
( Proposition Sophie:
• Dans une assemblée importante (congrès, assemblée générale…), le temps attribué à chaque personne est insuffisant pour que certains puissent énoncer tout ce qu’ils avaient prévu de dire, malgré une préparation rigoureuse. )
La solution proposée :
Décrire. Attention : expliquer la méthode, pas une solution !
Note de Tristan à l'occasion des discussions atelier : prévoir de mettre en avant le fait qu'une réunio peut être préparée, ODJ notamment, et qu'à cette occasion c'est le maître du temps qui décude des temps de chaque sujet, notamment si qq qui présente a des difficultés.
Pour la bonne tenue d’une réunion, il est important de désigner dès le début de la réunion la personne qui sera « Maître du Temps ». Ceci est indispensable dès que le/la réunion / colloque / séminaire / congrès rassemble plus de 10-12 personnes ou dès lors que l'on constate une difficulté à partager la parole.
Le Maître du temps définit en début de séance le temps de parole dévolu à chaque participant en fonction du temps global estimé de la réunion et en fonction de l’objet de la réunion. Avec le Facilitateur*, il peut interrompre un discours trop long. Il indique à un intervenant invité à faire un exposé la durée dont ce dernier disposera pour sa présentation.
Le Maître du Temps peut être à chaque séance collective du groupe une personne différente ou bien être mandaté pour une série de réunions (par trimestre, par semestre par exemple).
Le Maître du Temps dispose d’un chronomètre* qui lui permet de comptabiliser le temps de parole de chacun, que celui-ci soit fractionné en plusieurs interventions ou d’un seul tenant.
Bénéficier d’un Maître du temps permet :
• Une meilleure écoute attentive et respectueuse
• Une prise de parole possible pour chaque participant
• Une égalité de traitement au sein du groupe
• Une incitation à s’exprimer pour les nouveaux venus
• Une obligation de concision pour les intervenants
• Une limitation de la « prise de pouvoir orale » par les intervenants loquaces.
(Proposition sophie:
NB : Toutefois, il peut être utile, au moment de programmer la réunion
• de limiter le nombre de sujets à traiter (ordre du jour à respecter),
• de ne permettre qu’un sujet supplémentaire s’il est urgent,
• de demander aux participants de procurer aux organisateurs ou à l’ensemble des participants des éléments écrits résumant ce qu’ils souhaitent communiquer avant la réunion
• de créer des sous-groupes ou commissions de travail qui prépareront le terrain afin d’éviter les redites, les redondances, les détails peu utiles et chronophages durant la réunion à venir.)
Exemple de mise en pratique par D-Demain :
Proposition de sophie:
Notre groupe étant petit, nous avons peu de difficultés de prises de parole. Toutefois nous mettons en place :
• Un ordre du jour précis avant la réunion
• Une durée précise de la réunion
• L’incitation à rédiger des idées ou propositions avant les réunions.
• La vérification que chacun s’est exprimé pendant la réunion et a pu dire tout ce qu’il avait à dire)
Liens utiles :
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(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.