Rôle "Maître du temps"

Attention : cette fiche s'applique à des rôles, non à des postes.
C'est-à-dire qu'elle concerne des rôles ponctuels, sans mandat.
Par exemple, lors d'une réunion : Gardien du temps, Secrétaire, Animateur, etc.

Introduction :

Permettre à chaque participant à une réunion de s’exprimer est un défi tant les types et formats de réunions sont différents, tant certaines contraintes limitent concrètement la réunion, tant le nombre des sujets à aborder peut être important, tant le nombre des participants actifs crée un afflux de demandes de prise de parole...

Quels problèmes rencontrez-vous ?

Une inégalité dans ~~l'attribution des~~les temps de ~~parole.~~parole
Problème d'écoute
Attitude irrespectueuse
L'ensemble des sujets prévus n'a pas le temps d'être traité
Manque de temps pour traiter complètement certains sujets

( Proposition ~~sophie:~~Sophie:

• Certains participants ne s’expriment jamais

• Certains participants prennent beaucoup de temps pour exprimer leur point de vue (difficulté ou lenteur d’élocution, manque d’anticipation de leur propos…)

• Dans une assemblée importante (congrès, assemblée générale…), le temps attribué à chaque personne est insuffisant pour que certains puissent énoncer tout ce qu’ils avaient prévu de dire, malgré une préparation rigoureuse. )

La solution proposée :

Décrire. Attention : expliquer la méthode, pas une solution !

Pour la bonne tenue d’une réunion, il est important de désigner dès le début de la réunion la personne qui sera « Maître du Temps ». Ceci est indispensable dès que le/la réunion / colloque / séminaire / congrès rassemble plus de 10-12 personnes ou dès lors que l'on constate une difficulté à partager la parole.

Le Maître du temps définit en début de séance le temps de parole dévolu à chaque participant en fonction du temps global estimé de la réunion et en fonction de l’objet de la réunion. Avec le Facilitateur*, il peut interrompre un discours trop long. Il indique à un intervenant invité à faire un exposé la durée dont ce dernier disposera pour sa présentation.

Le Maître du Temps peut être à chaque séance collective du groupe une personne différente ou bien être mandaté pour une série de réunions (par trimestre, par semestre par exemple).

Le Maître du Temps dispose d’un chronomètre* qui lui permet de comptabiliser le temps de parole de chacun, que celui-ci soit fractionné en plusieurs interventions ou d’un seul tenant.

Bénéficier d’un Maître du temps permet :

• Une meilleure écoute attentive et respectueuse

• Une prise de parole possible pour chaque participant

• Une égalité de traitement au sein du groupe

• Une incitation à s’exprimer pour les nouveaux venus

• Une obligation de concision pour les intervenants

• Une limitation de la « prise de pouvoir orale » par les intervenants loquaces.

(Proposition sophie:

NB : Toutefois, il peut être utile, au moment de programmer la réunion

• de limiter le nombre de sujets à traiter (ordre du jour à respecter),

• de ne permettre qu’un sujet supplémentaire s’il est urgent,

• de demander aux participants de procurer aux organisateurs ou à l’ensemble des participants des éléments écrits résumant ce qu’ils souhaitent communiquer avant la réunion

• de créer des sous-groupes ou commissions de travail qui prépareront le terrain afin d’éviter les redites, les redondances, les détails peu utiles et chronophages durant la réunion à venir.)

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Proposition de sophie:

Notre groupe étant petit, nous avons peu de difficultés de prises de parole. Toutefois nous mettons en place :

• Un ordre du jour précis avant la réunion

• Une durée précise de la réunion

• L’incitation à rédiger des idées ou propositions avant les réunions.

• La vérification que chacun s’est exprimé pendant la réunion et a pu dire tout ce qu’il avait à dire)

Liens utiles :

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(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.