Déroulement de réunion

(Proposition de la part de sophie)

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Introduction :

Dans tout groupe de quelque taille, forme ou situation, des réunions sont nécessaires. Qu’elles se déroulent en visioconférence ou en « présentiel », il est important que ces rencontrent se passent le mieux possible afin de réaliser l’ordre du jour, d’éviter les pertes de temps et les conflits potentiels, d’être efficace, d’être satisfaisantes et enrichissantes pour les participants. Pour ce faire, la qualité du propos de fond, de la préparation des sujets de fond abordés, la compétence des intervenants ne suffisent pas. Loin de là. On se focalise sur les questions « idéologiques », techniques, sur les objectifs fondamentaux autour desquels le groupe s’est créé et se développe. Mais on oublie trop souvent la question du fonctionnement du groupe et du fonctionnement des réunions. Et, malheureusement, c’est souvent là que résident les difficultés qui peuvent miner, voire détruire la cohésion du groupe.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

Les problèmes rencontrés :

La réunion n’a pas été suffisamment préparée (ordre du jour inexistant ou peu précis, pas d’attribution des rôles au sein de l’équipe d’animation, manque d’évaluation des temps de traitement de chaque sujet et des temps de parole…)
Les participants se coupent trop la parole
Les personnes n'arrivent pas à utiliser le matériel
Des disputes éclatent
Les gens ne se comprennent pas bien et ne prennent pas le temps de préciser leurs propos
Certains arrivent en retard, d’autres partent avant la fin de la réunion
Tous ceux qui souhaitent s’exprimer ne le peuvent pas
Certains accaparent trop la parole et l’autorité
Tous les sujets ne parviennent pas à être traités ou le sont de façon trop incomplète
Certains sujets sont plus ou moins intentionnellement écartés ou minimisés
L’aspect convivial est absent ou insuffisant
Les techniques de vote ne sont pas adaptées ou ne se déroulent pas bien
Trop de participants sortent frustrés de la réunion.
Le matériel n'a pas été testé

Les solutions proposées :

Elles se trouvent en grande partie dans

• l’élaboration d’une charte ou d’un règlement intérieur clairs (cf les exemples sur notre site)

• L’attribution de rôles précis : animateur, maître du temps, juge de paix, secrétaire de séance et, éventuellement, Président de séance. (cf Fiches Rôles)

• La possibilité de « sanctions » progressives (REVOIR)

• Une préparation attentive de la réunion (élaboration d’un ordre du jour avec choix des sujets à traiter et estimation des temps d’exposé, de débats, de votation, distribution anticipée des rôles d’une fois sur l’autre, estimation du temps global de la réunion en prévoyant des temps de pause et un temps libre pour un sujet ou pour une communication de dernière minute, estimation des temps de parole des rapporteurs et des participants, préparation du matériel de votation le cas échéant)

• Le respect pour tous du temps indispensable de présence de chacun

• Le recours à la méthode ERV (Voir Fiche ERV) en cas de litige ou incompréhension

• La possibilité de programmer une autre réunion pour étudier et régler les problèmes rencontrés précédemment

• de demander aux participants de procurer aux organisateurs ou à l’ensemble des participants des éléments écrits résumant ce qu’ils souhaitent communiquer avant la réunion

• de créer des sous-groupes ou commissions de travail qui prépareront le terrain afin d’éviter les redites, les redondances, les détails peu utiles et chronophages durant la réunion à venir.)

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

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Liens utiles :

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