Besoins en collectif

• Créer un collectif
• Choisir son processus de votation
• Créer une Charte
• Créer un Règlement Intérieur
• La Prise de parole
• Respect des règles
• Auto-gouvernance
• La Décision collective (ERV)
• Lutte contre l'entrisme
• Décider en réunion
• Décider hors réunion
• Définir sa maturité démocratique
• Fiche « courants d’opinion divergents »
• Fiche « Prise de pouvoir initiale »
• La prise de décision acceptable
• Les différents rôles
• L'importance de fonctionner de manière fluide mais solide
• Fiche Postes
• Ne pas respecter les règles (internes)
• Les différents types de vote
• Rôle "Maître du temps"
• Rôle "Animateur"
• Déroulement de réunion
• Organiser un vote

Créer un collectif

par ex : étapes, avec récolter les mails, mettre en place un moyen d'échange (Telegram, etc.), définir une charte, définir des règles communes, etc.

CHAT GPT: Pour créer un collectif, voici les étapes à suivre :

Identifier un objectif commun : il est important de définir clairement l'objectif pour lequel le collectif est créé, afin que les membres soient sur la même longueur d'onde.

Rassembler des personnes partageant cet objectif : pour constituer un collectif efficace, il est important de rassembler des personnes qui sont engagées pour atteindre l'objectif commun.

Mettre en place une structure de gouvernance : il est important de définir une structure de gouvernance pour le collectif, qui permettra de prendre les décisions nécessaires pour atteindre l'objectif commun. Il peut s'agir d'un comité de direction, d'un conseil d'administration, ou d'une structure similaire.

Communiquer efficacement : pour maintenir la cohésion et la motivation des membres, il est important de mettre en place des moyens de communication efficaces, afin que chacun puisse s'exprimer et participer activement.

Être flexible et ouvert au changement : il est important de rester ouvert aux idées et aux suggestions des membres, et d'être prêt à adapter les actions et les structures si nécessaire.

Etre en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur : Il est important de s'assurer que le collectif est en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur, notamment en matière de responsabilité, d'assurance, de fiscalité, etc.

Choisir son processus de votation

Choisir le mot-clé approprié colonne de droite (tag).

Introduction :

Décrire

Comment assurer la légitimité du vote (choix du type, choix de la question, résultat, etc.) ?
- Ex de vote biaisé : "Pour la peine de mort, souhaitez-vous ? 1) décapitation 2) noyade 3) électrocution",
sans donner la possibilité de rejeter cette question.
-> comptabiliser effectivement 2 options possibles : "Rejet de la question" (case à cocher sur le bulletin par ex), ou "Vote blanc" (case à cocher, papier vierge ou enveloppe vide).
- On peut effectivement biaiser un vote en choisissant volontairement un vote inadapté pour décourager la participation ou tromper sur la popularité du choix gagnant (ex : Scrutin majoritaire à 2 tours).
- Quorum ? (pourcentage de participation mini, ou d'abstention maxi ?)

Comment éviter les fraudes ?

Nombre de personnes en charge d'organiser la votation ?

Quels problèmes rencontrez-vous ?

Préciser Quorum nécessaire ? Sécurité du vote ? (sensibilité à la triche ?)
S'assurer de faire participer tous les types de votants : - Présentiel - Distanciel

Les solutions proposées :

IMPORTANT POUR UNE VOTATION DE QUALITÉ :
1) pour éviter de biaiser le vote des participant, soumis à d'éventuels liens de subordination ou à des effets d'influence, nous préconisons le vote anonyme.
2) pour qu'une votation soit représentative de la volonté collective, un nombre suffisamment riche de choix doit être proposé.

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Décrire

Liens utiles :

Lister les liens
(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.

Créer une Charte

Créer un Règlement Intérieur

La Prise de parole

Pour certaines personnes, il est difficile de prendre la parole devant un groupe (glossophobie).
Pourtant, il est possible de faciliter les échanges et le bon déroulé d'une réunion avec une organisation et des règles précises pour :

• Connaître l’avis ou l’adhésion des membres du groupe
• Échanger différents points de vue autour d'un ou plusieurs sujets
• Favoriser l’autonomie du groupe
• Éviter qu’un ou plusieurs individus monopolisent la parole

Quels problèmes rencontrez-vous ?

Faire vivre un groupe sans que les membres n'aient chacun la possibilité de s’exprimer peut entraîner de nombreux problèmes, notamment :

• Discussions suivies de décisions insuffisamment débattues ou évaluées
  
• Limite du nombre d'idées permettant de développer le groupe
• Dépendance du groupe vis-à-vis des membres usant de leur habileté orale ou de leur notoriété/influence
  
• Influence excessive d'un groupe minoritaire
• Tensions, non-dits
  
• Les nouveaux arrivants ne sont pas suffisamment intégrés aux débats

Les solutions proposées :

Dans un collectif, il est important de décider des modalités de la prise de parole avec quelques règles de base :

Les règles de la Prise de parole Attribuer les rôles nécessaires (facilitateur, maître du temps, secrétaire, etc.) (a) Instaurer un temps de parole minimum et/ou maximum réparti équitablement pour tous les participants Donner un moyen de prise de parole (b) Interdiction d'insulter un ou plusieurs participants Interdiction de couper la parole (sauf par le facilitateur ou non respect des règles) S'assurer de la bonne compréhension des propos tenus

Détails :
(a) Voir fiche rôle
(b) Objet totem (pour une réunion en présentiel, un objet totem peut être utilisé comme un passage de relais ; celui qui l'a en main a la parole, et celui qui souhaite parler demande l'objet)
Pour une visioconférence, écrire "dp" dans le chat peut être utilisé pour demander la parole.
Main levée pour une réunion en présentiel.

Mise en œuvre concrète par D-Demain :

D-Demain utilise particulièrement :

Le DP (en visio) ou main levée pour la demande de parole, l'écoute respectueuse de la parole de l'autre ainsi que la méthode ERV pour la bonne compréhension des propositions.
Cf. Règlement Intérieur : https://participer.converger.fr/assemblies/d-demain/f/46/proposals/1267

Liens utiles :

• Fiche "Rôles"
• Fiche "La Décision collective (ERV)"
  

Respect des règles

Les règles servent de pilier au collectif, décidées collectivement et de façon démocratique ; elles permettent de fonctionner efficacement, sereinement et de servir l'objectif du collectif. Ces règles communes doivent s’appliquer à tous de façon égalitaire. En cas de non-respect de ces dernières, de nombreux problèmes peuvent apparaître.
(Tristan aimerait qu'on relise)

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Le groupe s'éloigne de son objectif premier pour finalement ne traiter que des problèmes internes ;
• Prise de pouvoir par une personne, ou un petit groupe de personnes, outrepassant le cadre défini par le collectif ;
  
• Abus de pouvoir par ceux qui ont un statut particulier (Trésorier, Porte-parole, Secrétaire, Webmaster...) et qui s'affranchissent des règles en profitant de leur position au sein du collectif ;
  
• Manipulation et tendance à influencer les autres membres à s'affranchir des règles ;
  
• Communication extérieure dévoyée par une personne (ou plusieurs) non désignée(s) ;
  
• Les réunions, les échanges, se déroulent mal ;
  
• Fonctionnement de plus en plus désordonné du collectif ;
  
• Frustration de certains membres qui ressentent une inégalité de traitement ;
  
• Vu de l'extérieur, le collectif n'est pas pris au sérieux en raison de ses dysfonctionnements ;
• À CONTINUER / TERMINER
• De plus en plus de personnes ne suivent plus les règles du groupe
• Environnement qui ne sera pas sain autour du collectif puisque toute personne peut faire ce qu'il souhaite.
  
• Aucune procédure identique pour régler les litiges du collectif en interne et en externe

La solution proposée :

3 chapitres à séparer :

Le non-respect des règles

Le manque de clarté, de mauvaise rédaction

Absence des règles

• Manque de clarté sur l'objectif ainsi que sur les procédures pour mener les actions
• Avoir un collectif qui peut se reposer collectivement sur des règles communes pour avancer dans le même but.
  
• Permettre à chacun d'évoluer au sein du collectif avec un cadre identique a respecter 
• Mettre à plat toute nos règles communes pour savoir ce que l'on doit respecter.

Exemple de solution appliquée par D-Demain

Écrire une Charte qui permet de clarifier les objectifs du collectif avec ses différents moyens

Auto-gouvernance

L'auto-gouvernance est la capacité d'un groupe ou d'une organisation à prendre des décisions et à gérer ses propres affaires sans intervention extérieure. Cela peut inclure la gestion financière, les relations avec les membres et les partenaires, et la prise de décisions stratégiques. L'auto-gouvernance peut également se référer à la capacité d'un individu à gérer ses propres comportements et décisions.

Pourquoi ?

Passer d'un mode de gouvernance pyramidal avec chef, sous chef et sous sous chef (souvent auto-proclamé ou coopté) suivit d'exécutants, à un mode d'auto-gouvernance. Car cela permettrait à l'ensemble des participant de choisir et de décider, les actions, les méthodes et les moyens à mettre en œuvre, pour atteindre leur (s ) objectif (s) commun (s). Cela permettrait à chacun de se sentir à égalité avec l'ensemble des autres personnes du groupe, afin de réaliser au mieux les tâches à accomplir, pour atteindre leur (s) buts partager.

Dysfonctionnement(s) possibles si absent

L'absence d'un grand nombre de participant, serait un problème car les décisions ne pourrait pas être actées ou les actions ne pourrait se faire. Ceci dit, si l'absentéisme est important, il faut en chercher les causes ( projets non motivent, entrisme au sein du groupe, problème technique : l'heure, les jours ou les lieux de rendez-vous ne sont pas adaptés au plus grand nombre... cette liste n'est pas exhaustive), pour comprendre quel est le problème on peut, par exemple mettre en place un sondage, qui permettrait à chacun de s'exprimer anonymement. Il est essentiel, quand l'absentéisme est trop important, de mettre en place des solutions, afin d'assurer la pérennité du groupe. Il est possible de s'appuyer sur d'autres fiches "Besoin collectif" pour trouver des solutions à certain problème, qui entraînerait un grand nombre d'absence.

Comment y arriver ?

ChatGPT :

Il n'y a pas de méthode unique pour mettre en place l'auto-gouvernance, car cela dépendra de la nature de la communauté ou de l'organisation en question. Cependant, voici quelques étapes générales qui peuvent aider à établir un système d'auto-gouvernance :

Ahn :

Passer à un mode d'auto-gouvernance, peut ce faire grâce à la volonté collective, ainsi qu'à la proposition de méthodes et d'outils adaptés, au groupe qui choisi ce mode de fonctionnement. Le sondage anonyme, me semble un bon point de départ, pour les groupes qui dépasseraient un certain nombre de personne (à définir dans le groupe).

1. Par exemple pour une commune, le sondage pourrait proposer :

• "souhaitez-vous participer aux décisions de la commune (OUI - NON)"
• "A quel sujet (suivit de la liste des responsabilités communales avec une case à cocher en face de chacune d'elle"
• " Avez-vous un projet que vous voudriez mettre en place dans le commune ? (Réponse libre)" Après analyse de ce sondage, il serait souhaitable de mettre en place des ateliers.

I Pour les responsabilités communales :

1. Réunissant les personnes, qui sont intéressées, par les sujets communs. Ces ateliers leurs permettraient de définir ensemble, avec l'aide d'un "animateur", quels outils et méthodes, peuvent être mis en place, pour gérer collectivement le sujet en question.
2. Puis proposer des ateliers de formations aux outils et méthodes, qui auront été définis, afin que chaque personne puisse, se sentir à l'aise et participer, à cette nouvelle gouvernance.
3. Proposer des ateliers et rencontre individuelle, pour les personnes qui aurait besoin d'explication supplémentaire.

II Pour les projets à mettre en place :

1. Proposer des réunions publiques, pour présenter les projets.
2. Proposer des réunions publiques, pour réfléchir à la faisabilités des projets.
3. Organiser des votes pour choisir dans quel ordre les projets devraient être réalisés.
4. Puis mettre en place, le même procédé, que pour les responsabilités communales, afin de réaliser le projet. Pour des raisons de transparence, l'ensemble de ces ateliers serait ouvert à tous.

Exemple de solution appliquée par D-Demain

Pour décider des outils et méthodes à mettre en place :

• Utiliser la méthode ERV (Émettre Reformuler Voter fiche : Décider collectivement).

Pour définir l'ordre des réalisations de projets :

• Utiliser le jugement majoritaire.

Dans les ateliers et réunions publique :

• Respecter les temps de parole. ( fiche : "prise de parole")

se référer aux fiches :

• Décider collectivement.
• Décider en réunion.
• Décider hors réunion.
• Faire respecter les règles.
• Éviter l'entrisme.

La Décision collective (ERV)

"Proposer, réfléchir et décider collectivement" est la base du Vivre ensemble.
Le but est d'avoir un groupe plus serein et confiant, sûr de trouver des solutions sur le long terme grâce à des méthodes éprouvées sachant que l'intelligence collective seule ne suffit pas.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• malgré l’existence d’un but commun, des tensions lors des prises de décisions induisent des frustrations et rancœurs, des désaccords peuvent exister sur les méthodes à employer (1)
  
• chacun n'est pas libre de s'exprimer
  
• certaines personnes préfèrent avoir plus de temps pour réfléchir avant de prendre une décision
• les personnes qui sont absentes lors de l'assemblée n'ont pas été consultées ou n'ont pu voter
  
• les personnes mal à l'aise à l'oral sont laissées de côté (2)
  

La solution proposée :

Appliquer le processus « Travailler et Décider par la Satisfaction », avec les étapes ERV, nous semble le plus pertinent :

ERV Émettre (E) : Émission de proposition(s) par leur auteur, sans filtre ni jugement d’un autre participant. Reformuler (R) : Chaque proposition est reformulée pour qu'elle soit comprise par tous. (a) Cette étape est entérinée lorsque l'auteur indique que la reformulation lui convient. (b) Voter (V) : Votation par le collectif. (c)

Précisions :
(a) Idéalement en présence de l'auteur de la proposition, un simple jeu de questions/réponses suffit, de type «J'ai compris ça, … , est-ce bien le cas ?». L'auteur alors valide ou précise.
Attention, il ne s'agit pas de pratiquer le consensus (obtenir une proposition qui plaît à tout le monde) ou le consentement (obtenir une proposition à laquelle personne ne s'oppose), avec les risques de détournements qu'on leur connaît, mais bien d'aider l'émetteur à faire la proposition la plus claire possible pour tous, même si l'on n'est initialement pas d'accord !
En retour, l'auteur ne doit pas chercher à convaincre, juste à être plus clair. D'ailleurs, cette phase de reformulation peut nous faire changer d'avis (pour ou contre) dès lors que l'on a mieux compris le message.
Et si la Reformulation donne des idées connexes, c'est l'occasion de faire des nouvelles propositions.
(b) Quand la proposition reformulée semble satisfaisante, demander à l'auteur si la reformulation de la proposition lui convient. Si la réponse est Oui, on passe à l'étape suivante. Si la réponse est Non, l'étape de Reformulation continue.
(c) Afin de favoriser un choix en toute tranquillité, le vote à bulletin secret est recommandé. Cela peut aussi être l'occasion d'expérimenter d'autres modes de scrutin (votation par classement, jugement majoritaire, etc.).

Mise en œuvre concrète par D-Demain :

Exemple de notre Règlement Intérieur, intégralement établi grâce à ERV :
https://participer.converger.fr/assemblies/d-demain/f/46/

Nous utilisons les outils suivants :

1. Émettre (E) :
   -> Plateforme PARTICIPER•CONVERGER, rubrique "Propositions" (3)
   Avec elle, les propositions peuvent directement être mises en ligne et consultées à n'importe quel moment. Chacun peut directement y laisser des commentaires.
2. Reformuler (R) :
   -> réunions en présentiel ou en visioconférence (4)
   Pendant cette phase, sur la plateforme PARTICIPER•CONVERGER, la proposition est étiquetée "En cours d'évaluation" .
   
3. Voter (V) :
   -> Si tout le monde est présent, vote en séance : main levée, consentement verbal, ou bulletin secret.
   -> En cas d'absences, votation différée sur Belenios (5), avec un délai d'une semaine pour que tous puissent s'exprimer (6)
   

Liens utiles :

(1) Fiche "Courants d'opinions divergents"
(2) Fiche "Prise de parole"
(3) Propositions sur https://participer.converger.fr/assemblies/d-demain/f/19/
(4) Visioconférence sur Jitsi (https://meet.jit.si/) ou BigBlueButton (https://bbb.fdn.fr/)
(5) Votation Belenios (https://vote.belenios.org/admin)
(6) Fiche "Organiser des votations"

Document fourni par D-Demain

Lutte contre l'entrisme

Les groupes, plutôt à orientation politique en général (mais pas seulement), peuvent faire face à des opérations malveillantes de la part d’autres collectifs ou entités concurrents ou opposés.
Il est assez souvent difficile de déceler ces opérations de « sabotage » visant à affaiblir, détourner, décrédibiliser, voire faire exploser le collectif visé. En effet, souvent, le « sabotage » vient de l’intérieur, organisé par des adhérents dont l’objectif, ou même la mission, est de jouer un rôle plus ou moins déterminant dans le collectif pour mieux en contrôler le fonctionnement puis l’affaiblissement, au moyen de divers procédés.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Fuite de renseignements,
• Zizanie dans les organes de décision,
• Diffusion de doutes sur la faisabilité d’une action dans l’esprit des adhérents,
• Attaque des finances,
• Ternissement de l’image du collectif auprès du public,
• Déstabilisation des personnalités influentes du collectif,
• Circulation de fausses rumeurs
• Facilitation de l’adhésion de nouveaux membres en réalité hostiles aux visées du collectif.

Les solutions proposées :

Par exemple on peut mettre en place les éléments suivants :

• Instaurer systématiquement une période probatoire pour les personnes demandant à adhérer
  
• Instaurer une équité de parole et de participation pour tous les participants à une réunion ou à une action, et veiller à ce que chacun ait réellement le même temps de parole
  
• Instaurer des missions, responsabilités ou mandats tournants sur des périodes plutôt courtes
  
• Favoriser les binômes pour tous les mandats
  
• Permettre des votations anonymes
  
• Si un membre est mis en cause, constituer par tirage au sort une commission qui peut vérifier :
  1) sa compréhension des fondamentaux du collectif
  2) son implication dans le collectif
  3) sa communication sur les fondamentaux du collectif en-dehors de ce dernier
• Mettre en place un système de sanctions avec possibilité d'exclusion
• Veiller à ce que les Statuts et Règlement intérieur comportent certaines des solutions listées ci-dessus, ou d'autres plus adaptées au groupe concerné
  

Exemples de mise en pratique par D-Demain :

Notre Règlement intérieur comporte entre autres les articles suivants :

RI-1.1.1 (A+M) Adhérer à la définition commune de « Être démocrate » : Être démocrate, c’est s’assurer une organisation de co-construction de la société permettant à chacun l’initiative, l’expression et la contribution effectives au projet collectif du bien-vivre ensemble.

RI-1.2.1 (M) Toutes les votations doivent être anonymes.

RI-3.2.2 (A+M) Toute demande d’inclusion en tant que membre actif est soumise à :
– Adhésion à la Charte
– Adhésion au Règlement Intérieur applicable aux Membres actifs
– Expression de sa motivation (écrit ou enregistrement audio)
– Cotisation à jour
– Exécution d’une période probatoire
– Acceptation par la Commission d’inclusion
– Respect du délai de ré-inclusion en cas d’exclusion précédente

RI-3.3.5 (A+M) Procédure d’exclusion : Une Commission de discipline et de médiation est saisie pour enquêter sur le bien-fondé de la saisine. Pendant 2 semaines, elle écoute les différentes parties puis rend un « Avis Favorable » ou « Avis Défavorable » argumenté concernant l’exclusion. S’ensuit alors une votation à la majorité simple au sein des membres actifs, précisant l’avis argumenté de la commission ainsi que la question suivante « Validez-vous l’exclusion de [Nom de la personne] ? ». Le choix proposé est « Oui/Non ». Oui : l’exclusion prend effet immédiatement. Non : la personne garde le statut qu’elle avait au moment de la procédure.

Décider en réunion

Pourquoi ?

Décrire

Dysfonctionnement(s) possibles si absent

Décrire

Comment y arriver ?

Décrire. Attention : expliquer la méthode, pas une solution !

Exemple de solution appliquée par D-Demain

Décrire

Décider hors réunion

Pourquoi ?

Décrire

Dysfonctionnement(s) possibles si absent

Décrire

Comment y arriver ?

Décrire. Attention : expliquer la méthode, pas une solution !

Exemple de solution appliquée par D-Demain

Décrire

Définir sa maturité démocratique

Pourquoi ?

Tous les collectifs n'ont pas les mêmes degrés de démocratie. En effet, certains groupes estiment que pouvoir voter (élire en fait) de temps en temps est suffisant. D'autres au contraire cherchent à impliquer le citoyen dans les processus de réflexion et de décision.

Pourtant, au sein d'un collectif, savoir se situer sur une échelle de maturité quand à l'usage faite de la démocratie en interne, permet de savoir où l'on en est, et surtout, ce qui peut être fait pour améliorer le fonctionnement du groupe.

Dysfonctionnements possibles si absent

Décrire

Comment ?

L’Échelle de la participation citoyenne

Exemple de solution appliquée par D-Demain

Créer un questionnaire-quizz sous forme de jeu, afin de connaître son score à la fin.

Fiche « courants d’opinion divergents »

(Problème possible à lister :

Fiche « Prise de pouvoir initiale »

Lorsque certains groupes se forment autour d’un objectif, d’un besoin, d’une idée, il arrive que parmi les initiateurs du groupe des personnes s’arrogent des pouvoirs de décision et d’organisation très importants, souvent en invoquant une besoin d’efficacité ou de rapidité.

Par la suite, ces personnes, au demeurant souvent bien intentionnées au départ et possédant des compétences certaines, conservent ces pouvoirs même si le groupe évolue, s’agrandit, recrute de nouveaux profils, augmente la portée de ses actions.

C’est alors que, souvent, se manifeste une dérive autoritaire qui, dans bien des cas, est vécue comme une frustration, un frein, voire un contrôle indésirables par les autres membres du groupe.

Et si aucune solution satisfaisante de partage des responsabilités et des initiatives n’est pas rapidement trouvée, un malaise grandissant mine le groupe et peut déboucher sur une crise interne qui aura raison in fine du groupe.

C’est ainsi qu’un groupe, fondé au départ, sur des besoins légitimes, justes, positifs peut s’écrouler, anéantissant et les aspirations des membres et/ou sympathisants ainsi que les énergies susceptibles de faire avancer l’objectif initial.

Ceci peut survenir dans tous les domaines.

Il est donc capital que, dès la création d’un groupe, soit posée la question du partage des tâches, de l’organisation des débats sur tous les sujets et de la construction des décisions.

Souvent, lorsqu’un groupe se crée, ce qui semble a priori l’essentiel, ce sont les objectifs. Mais négliger l’aspect fonctionnement, organisation peut conduire à un échec cuisant.

Aussi, il convient de mettre en œuvre les items suivants :

·         Poser la question, évidemment : « Quels sont précisément les objectifs envisagés par le groupe naissant ? »

·         Vérifier que chaque personne désirant s’impliquer dans le groupe puisse présenter les raisons qui le poussent à vouloir participer à ce groupe.

·         Vérifier que chaque futur membre puisse à tout moment interpeller le reste du groupe et soit entendu. Créer les instances et outils pour cela.

·         Considérer que chaque membre fondateur a la même légitimité que les autres, même si en apparence certaines personnalités pourraient sembler plus brillantes ou compétentes. L’intelligence collective révèle des surprises.

·         Procéder le plus rapidement possible au partage égalitaire des temps de parole en réunion (physique ou virtuelle), avec possibilité d’interrompre une personne qui abuserait de la prise de parole.

·         Veiller à co-écrire les textes fondateurs du groupe (objectifs, socle commun, statuts, règlement intérieur) avec toutes les personnes présentes à la création du groupe. Permettre que, par la suite, ces textes puissent être revisités régulièrement pour s’assurer de leur pertinence en fonction de l’évolution du groupe.

·         Adopter les textes fondateurs, de préférence au consensus exprimé (tous les membres signalent individuellement et officiellement leur accord) ou au jugement majoritaire (voir fiche sur le jugement majoritaire) s’il y a des désaccords.

·         Désigner des personnes avec des mandats tournants pour tous les rôles importants du groupe (représentation, contacts avec la presse, organisation des réunions et évènements, préparation des supports de travail etc…). Ne pas laisser une personne gérer en permanence le même thème et finalement se l’accaparer. Puis organiser la formation des membres pour les tâches indispensables.

En adoptant ces quelques mesures à la naissance d’un groupe, on évite un certain nombre d’écueils qui peuvent détruire à la longue le groupe, aussi intéressant, utile, pertinent soit-il.

La prise de décision acceptable

Dans un groupe, il est fréquent que les décisions ne fassent pas consensus malgré des objectifs communs bien définis.
Lorsque, lors d'un vote, une proposition ou un candidat remporte environ 75% ou plus des voix, il y a peu d'insatisfaction.
Mais avec des résultats de vote plus nuancés ou avec un désintérêt, voir un rejet des processus de décision, les mécontentements peuvent déstabiliser le groupe.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Démotivation, absentéisme, démissions en série
• Plusieurs courants d'idées s'affrontent trop radicalement
• Toutes les opinions ne sont pas prises en compte équitablement
  
• Freins au changement, blocages
• Autoritarisme
• Pas de délais de réflexion pour les décisions
• Pas de retour en arrière possible même en cas de mauvaise décision
  
• La votation n'emporte pas une adhésion suffisante chez les participants
• Suite à un vote au résultat mitigé (exemple: 45% de CONTRE et 55% de POUR), de nombreux désaccords surgissent
• Les votations entraînent beaucoup trop d'abstentions, de votes blancs ou nuls

Les solutions proposées :

Pour prendre des décisions légitimes et acceptées : 

1. Vérifier le respect des règles communes avant de procéder au vote
2. Dans le cas d'opinions très divergentes, demander aux différentes parties d'apporter les arguments les plus factuels et précis possibles
3. Éventuellement organiser un débat-> Fiche "Avoir un débat constructif"
   
4. Appliquer le processus ERV ⁽²⁾ , avec mise en place pertinente de la Votation (phase V) :
5. Organiser une votation:
   - Choix du type de vote ⁽³⁾ -> Fiche " Les différents types de votes", (exemple : jugement majoritaire, par classement, etc.)
   - Choix du calcul des résultats du vote (quels seuils sont pris en compte, etc.)
   - Traitement du résultat du vote en fonction du type de votation (Majorité simple, Majorité élevée, proportionnelle, Mise à l’essai d’une disposition minoritaire...)
   

Mise en œuvre concrète par D-Demain :

Nous procédons à des votations par trimestre ("printemps, été, automne, hiver").
En fonction du résultat des votes, une proposition, même minoritaire, peut être mise en test pendant une saison ou deux, jusqu'à re-votation (article de notre Règlement Intérieur RI-2.3.9 (M)) :

• « POUR » entre 45% et 65%, expérimentation sur une saison, pour validation (votation) la saison suivante ;
  
• « POUR » entre 65% plus 1 voix et 80%, expérimentation sur 2 saisons, pour validation (votation) la saison suivante ;
• « POUR » au-dessus de 80% plus 1 voix , validation définitive.
• Re-formulation de la question ou de la proposition si nécessaire

Ce système permet de tester de manière concrète une proposition ne faisant pas l'unanimité, avec possibilité de retour en arrière ou d'ajustement grâce à une seconde votation. Cela permet d'éviter des frustrations et des erreurs stratégiques qui perdureraient.

Lors des votations, nous utilisons les mentions suivantes : "POUR, Ne se prononce pas, CONTRE, Rédaction à revoir".
Nos votations à distance restent anonymes en utilisant le site Bélénios (1)
Le traitement et l'analyse des résultats sont effectués lors d'une réunion.

Liens utiles :

(1) Bélénios: "https://vote.belenios.org/admin"
(2) Fiche "La Décision collective (ERV)"
(3) Fiche "Les différents types de votes"
(4) Fiche "Courants d'opinions divergents"

Les différents rôles

Attention : cette fiche s'applique à des rôles, non à des postes.
C'est-à-dire qu'elle concerne des rôles ponctuels, sans mandat, sans compétence particulière.
Par exemple, lors d'une réunion : Gardien du temps, Secrétaire, Animateur, etc.

Introduction :

Ponctuellement, lors de réunions, d'ateliers ou de groupes de travail, il est souvent préférable d'attribuer des rôles, c'est-à-dire de donner des responsabilités ponctuelles à des participants. Cela permet d'y être beaucoup plus efficace.
En général, un rôle ne demande pas de compétence particulière.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Une inégalité dans l'attribution des temps de parole.
• Problème d'écoute
• Attitude irrespectueuse

Les problèmes suivants sont du à une réflexion d'arnaud postérieurement à l'atelier du collectif: 

Silence des participants, Manque de préparation, Durée excessive, Manque du suivi de l'avancement du groupe, 

La solution proposée :

Décrire. Attention : expliquer la méthode, pas une solution !

Liste des rôles :

• Gestionnaire du temps
• Facilitateur

• Secrétaire (Rédacteur de compte rendu)

• Chargé d'accueil (ouverture de salle, accompagnement du public, etc.)
  
• Punisher (celui qui sanctionne ou rapporte les manquements/incivilités, en accord avec le Gestionnaire du temps)
  

Ces rôles peuvent varier en fonction du type de réunion, de son objectif et du nombre de participants. Il est également possible pour une personne d'assumer plusieurs rôles en même temps, en particulier dans les réunions plus petites.

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Décrire

Liens utiles :

Lister les liens
(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.

L'importance de fonctionner de manière fluide mais solide

Observation que souvent dans les collectifs, mettre par écrit les réunions, l'organisation du groupe, etc. fait peur.
3 raisons possibles : Engagement, Nostalgie, Croyance que tout le monde dans le collectif est "bienveillant" et ont la même vision.

Ne pas avoir peur de perdre plus que de gagner.

Fiche Postes

Expliquer les postes (Ex : Porte-parole, Comptable, Webmaster, etc.).
Attention, différent de la Fiche Rôles !

Voir les mandats décrits dans le Règlement intérieur.

Définition : Un poste est lié à un mandat, et dure plus que le temps d'une réunion.

Sur chaque poste indispensable ou critique, privilégier la désignation d'un binôme (2 mandatés) si possible.

Lien utile : Fiche de mandat

Ne pas respecter les règles (internes)

Vérifier l'utilité ou la pertinence de cette fiche

Quand et pourquoi déroger aux règles internes au collectif.
Définir l'urgence ou les situations exceptionnelles -> pertinent ?
Question de la légitimité et de l'argumentation.
Préciser qu'une règle ne doit pas être enfreinte à répétition.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Certaines règles ne sont pas respectées de manière ponctuelle
• Certaines règles ne sont pas respectées de manière répétée

La solution proposée :

Dans le Règlement Intérieur ou équivalent, intégrer :

• Système de "points"
• Commission de médiation

Exemple de solution appliquée par D-Demain

Jokers par saisons.

Les différents types de vote

Il existe de multiples types de vote. Il est important de trouver celui qui est préférable selon les circonstances. L'objectif est de fédérer un maximum de personnes autour d'une consultation commune. Toutefois, on ne pourra jamais empêcher toutes les formes de rejet de participer à une votation.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Méconnaissance sur les différents types de procédure de votation
• Choix du type de votation non judicieux :
  • Procédure de votation estimée biaisée ou orientée
    
  • Votation utilisée ne permettant pas une évaluation suffisamment fine des opinions
• Beaucoup d'absentéisme aux votations, ou refus des modalités de vote choisies
  

Les solutions proposées :

Note : si besoin, penser à préciser dans votre Règlement Intérieur (ou équivalent) que vous pouvez recourir à plusieurs types de votation en fonction du contexte.

Avertissements :
1) le type de votation doit être décidé avant de procéder au vote
2) afin de garantir un choix libre de la part des votants, et selon les enjeux, privilégier le vote à bulletin secret.
3) tous les types de votes peuvent être orientés par les choix proposés ou dans la formulation de la question. Un vote doit s'inscrire dans un processus global (incluant par exemple ERV ou ou un débat contradictoire) pour sa mise en place.
4) Lors d'un vote, selon le contexte, donner la possibilité aux votants de pouvoir rejeter/reformuler la question ou l'ensemble des propositions (règles à définir).
Pour compléter : (voir Fiche "Organisation d'une votation")

Procédures innovantes et alternatives possibles
Afin de compléter et d'affiner les processus de votation décrits ci-dessus, nous proposons quelques pistes :

- Les cases alternatives à ajouter au formulaire de vote:
"La question est mal formulée, je ne peux me prononcer"
"Aucun des choix proposés ne peut me représenter"
"Je ne désire aucun changement à la situation présente"

- Recommencer le processus de votation dans son contenu ou dans sa forme en modifiant les propositions:

- L'assemblée modificatrice: Créer une assemblée tirée au sort qui travaille sur le projet de "re-votation"

- Expérimentation temporaire: On expérimente le choix arrivé en tête d'une courte majorité pendant un laps de temps avant de re-voter(ne peut s'appliquée pour des votations qui vont engager fortement et durablement le collectif)

2. La mise à l’essai d’une disposition minoritaire :

Pourquoi se priver des propositions qui, dans le cadre d’un vote traditionnel, se trouvent entre 0% et 49, 99% de voix ? Outre le fait que leurs auteurs se sentent incompris et rejetés, on se prive peut-être d’initiatives qui pourraient se révéler aussi bonnes si ce n’est meilleures que celles qui ont été votées à plus de 50% + 1 voix ? Il est donc intéressant pour un collectif d’établir une grille des possibilités. En voici un exemple :

Une proposition remporte 60% de Pour et 40% de Contre. 40% cela représente quand-même pas mal de gens. Pourquoi ne pas alors décider de mettre la proposition « gagnante » à l’essai pendant 6 mois ou un an, puis  de mettre la proposition perdante à l’essai les 6 mois suivants ? Pourquoi ne pas faire cohabiter les deux options (par exemple gérées par deux équipes différentes) pendant 6 mois ou un an et voir les résultats (sauf dans le cas d’une impossibilité de cohabitation) ? Il faut aussi fixer un seuil en dessous duquel, la proposition est systématiquement rejetée (30% ? 35 % ?...). On peut avoir des surprises et tirer des enseignements de ce type de souplesse.

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Décrire

Liens utiles :

Lister les liens
(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.

Rôle "Maître du temps"

Attention : cette fiche s'applique à des rôles, non à des postes.
C'est-à-dire qu'elle concerne des rôles ponctuels, sans mandat.
Par exemple, lors d'une réunion : Gardien du temps, Secrétaire, Animateur, etc.

Introduction :

Permettre à chaque participant à une réunion de s’exprimer est un défi tant les types et formats de réunions sont différents, tant certaines contraintes limitent concrètement la réunion, tant le nombre des sujets à aborder peut être important, tant le nombre des participants actifs crée un afflux de demandes de prise de parole...

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• L'ensemble des sujets prévus n'a pas le temps d'être traité
• Manque de temps pour traiter complètement certains sujets
• Manque de temps pour que tous puissent s'exprimer (ceux qui le souhaitent)
  
• Les participants prenant beaucoup de temps pour exprimer leur point de vue (difficulté ou lenteur d’élocution, manque d’anticipation de leur propos…) ne bénéficient pas d'une écoute équitable
• Les horaires des réunions ne sont pas respectés (retards, durée plus longue que prévu, etc.)

La solution proposée :

Pour la bonne tenue d’une réunion, il est important de désigner la personne qui sera « Maître du Temps ». Ceci est indispensable dès que le rassemblement réunit plus d'une dizaine de personnes ou dès lors que l'on constate une difficulté à partager la parole. Il peut être nécessaire de limiter le nombre de sujets à traiter pour être efficace.

Le rôle du Maître du temps est tournant, c'est à dire que la personne désignée est changée régulièrement.
Il peut être, à chaque séance collective du groupe, une personne différente ou bien être mandaté pour une série de réunions (par trimestre, par semestre par exemple).

En préparation de réunion :

Réflexion de l'atelier du 15/09/23 : Trouver comment distinguer le temps de parole alloué à tous les participants (personnes présentes) du temps alloué aux personnes qui présentent un sujet. Exemple : 5 min pour tous les participants, et 10 min pour chaque présentateurs (en fonction de l'ODJ).
Cela permettrait de limiter les personnes qui ont tendance à trop intervenir. Si le temps a été dépensé sur 1 sujet, la personne ne pourra plus s'exprimer sur les suivants.

• Le Maître du temps doit être associé à la préparation de l'ordre du jour (ODJ), afin de déterminer les temps consacrés aux différents sujets à aborder, ainsi que les temps de parole alloués à chaque participant.
• Le Maître du temps peut avoir le dernier mot sur la détermination des temps alloués ainsi que de l'ordre des sujets à aborder (ODJ). Ces temps de paroles doivent tenir compte de l'objet de la réunion (ODJ), du nombre de participants, des difficultés de communication de certains et s'inscrire dans le temps global estimé de la réunion.
  
• Il est souhaitable que le Maître du temps envisage un temps libre pour les imprévus.

Lors de la rencontre :

• En accord avec le groupe, le Maître du temps peut permettre qu’un sujet supplémentaire, s’il est urgent, soit mis à l'ordre du jour.
• Avec le Facilitateur* ou Animateur (Si on choisit Animateur, prévoir 1 votation pour modifier 2 items du RI ainsi que la fiche Prise de parole), il peut interrompre un discours trop long.
• Le Maître du Temps dispose d’un chronomètre* qui lui permet de comptabiliser le temps de parole de chacun, que celui-ci soit fractionné en plusieurs interventions ou d’un seul tenant.

Bénéficier d’un Maître du temps permet •  Une meilleure écoute attentive et respectueuse •  Une prise de parole possible pour chaque participant •  Une égalité de traitement au sein du groupe  •  Une incitation à s’exprimer pour les nouveaux venus •  Une obligation de concision pour les intervenants •  Une limitation de la « prise de pouvoir orale » par les intervenants loquaces.

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Notre groupe étant petit, nous avons peu de difficultés de prises de parole. Toutefois nous mettons en place :

•  Un ordre du jour précis avant la réunion

•  Une durée précise de la réunion

•  L’incitation à rédiger des idées ou propositions avant les réunions.

•  La vérification que chacun s’est exprimé pendant la réunion et a pu dire tout ce qu’il avait à dire

Ces règles simples suffisent à nous passer d'un Maître du temps car on l'est tous sur le moment (valable pour un comité restreint, rodé à la pratique).

Liens utiles :

Lister les liens
(1) FICHE "Les différents rôles"
(2) FICHE Facilitateur / Animateur (à définir)
(3) Fiche Déroulement de réunion
etc.

Rôle "Animateur"

Attention : cette fiche s'applique à des rôles, non à des postes.
C'est-à-dire qu'elle concerne des rôles ponctuels, sans mandat.
Par exemple, lors d'une réunion : Gardien du temps, Secrétaire, Animateur, etc.

Introduction :

Permettre à chaque participant à une réunion de s’exprimer est un défi tant les types et formats de réunions sont différents, tant certaines contraintes limitent concrètement la réunion, tant le nombre des sujets à aborder peut être important, tant le nombre des participants actifs crée un afflux de demandes de prise de parole...

Quels problèmes rencontrez-vous ?

• Une inégalité dans les temps de parole
• Problème d'écoute
• Attitude irrespectueuse
• Certains participants ne s’expriment jamais
• Dans une assemblée importante (congrès, assemblée générale…), le temps attribué à chaque personne est insuffisant pour que certains puissent énoncer tout ce qu’ils avaient prévu de dire, malgré une préparation rigoureuse

La solution proposée :

Décrire. Attention : expliquer la méthode, pas une solution !

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Décrire

Liens utiles :

Lister les liens
(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.

Déroulement de réunion

Introduction :

Dans tout groupe de quelque taille, forme ou situation, des réunions sont nécessaires. Qu’elles se déroulent en visioconférence ou en « présentiel », il est important que ces rencontrent se passent le mieux possible afin de réaliser l’ordre du jour, d’éviter les pertes de temps et les conflits potentiels, d’être efficace, d’être satisfaisantes et enrichissantes pour les participants. Pour ce faire, la qualité du propos de fond, de la préparation des sujets de fond abordés, la compétence des intervenants ne suffisent pas. Loin de là. On se focalise sur les questions « idéologiques », techniques, sur les objectifs fondamentaux autour desquels le groupe s’est créé et se développe. Mais on oublie trop souvent la question du fonctionnement du groupe et du fonctionnement des réunions. Et, malheureusement, c’est souvent là que résident les difficultés qui peuvent miner, voire détruire la cohésion du groupe.

Quels problèmes rencontrez-vous ?

Les problèmes rencontrés :

•  La réunion n’a pas été suffisamment préparée (ordre du jour inexistant ou peu précis, pas d’attribution des rôles au sein de l’équipe d’animation, manque d’évaluation des temps de traitement de chaque sujet et des temps de parole…)
• Les participants se coupent trop la parole
• Les personnes n'arrivent pas à utiliser le matériel
• Des disputes éclatent
• Les gens ne se comprennent pas bien et ne prennent pas le temps de préciser leurs propos
• Certains arrivent en retard, d’autres partent avant la fin de la réunion
• Tous ceux qui souhaitent s’exprimer ne le peuvent pas
• Certains accaparent trop la parole et l’autorité
• Tous les sujets ne parviennent pas à être traités ou le sont de façon trop incomplète
• Certains sujets sont plus ou moins intentionnellement écartés ou minimisés
• L’aspect convivial est absent ou insuffisant
• Les techniques de vote ne sont pas adaptées ou ne se déroulent pas bien
• Trop de participants sortent frustrés de la réunion.
• Le matériel n'a pas été testé

Les solutions proposées :

Elles se trouvent en grande partie dans

• L’élaboration d’une charte ou d’un règlement intérieur clairs (cf les exemples sur notre site)
• L’attribution de rôles précis : animateur, maître du temps, juge de paix, secrétaire de séance et, éventuellement, Président de séance. (cf Fiches Rôles)
• La possibilité de « sanctions » progressives 
• Une préparation attentive de la réunion (élaboration d’un ordre du jour avec choix des sujets à traiter et estimation des temps d’exposé, de débats, de votation, distribution anticipée des rôles d’une fois sur l’autre, estimation du temps global de la réunion en prévoyant des temps de pause et un temps libre pour un sujet ou pour une communication de dernière minute, estimation des temps de parole des rapporteurs et des participants, préparation du matériel de votation le cas échéant)
• Le respect du temps indispensable de présence de chacun
• Le recours à la méthode ERV (Voir Fiche ERV) en cas de litige ou incompréhension
• La possibilité de programmer une autre réunion pour étudier et régler les problèmes rencontrés précédemment
• Demander avant la réunion aux participants de procurer aux organisateurs ou à l’ensemble des participants des éléments écrits résumant ce qu’ils souhaitent communiquer
• Créer des sous-groupes ou commissions de travail qui prépareront le terrain afin d’éviter les redites, les redondances, les détails peu utiles et chronophages durant la réunion à venir.

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Notre groupe étant petit, nous adaptons nos formats de réunion au cas par cas en fonction des thématiques à aborder. Nous utilisons chacune des solutions proposées ci-dessus en fonction des besoins.

Mettre tous les cas concret de D-Demain

Lien vers la charte, reglement interieur, article des jockers, maitre du temps , ERV,création d'atelier 

Liens utiles :

Lister les liens
(1) Fiche rôles
(2) fiche Prise de parole
(3) Fiche décision collective (ERV)

(4) Charte et règlement intérieur

Organiser un vote

Choisir le mot-clé approprié colonne de droite (tag).

Introduction :

Décrire

Quels problèmes rencontrez-vous ?

Décrire

La solution proposée :

QQOQCCP (pour « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? »)

Qui (Responsable, acteur, sujet…)
Qui sera concerné par le vote ?
Qui va voter ? Cela dépend de l'architecture générale du groupe
Qui va organiser le vote ? (attention aux conflits d'intérêts)
Qui va analyser le vote ?
Qui va contrôler le vote ? (attention aux trucages)
Qui va annoncer le résultat du vote ?

Quoi (Outil, objet, résultat, objectif…)
Quelle est la ou les questions à (se) poser ?

Où ? (Lieu, service…)
Où va se dérouler le vote ? (lieu physique, en ligne, hybride ?)
Où s'organise la procédure du vote ? (analyse, contrôle, annonce, etc.)

Quand ? (Dates, périodicité, durée…)
Planifier les différentes étapes de la votation.

Comment ? (Procédure, technique, action, moyens matériel…) À CONTINUER
Comment la ou les prendre en compte ? (Proportionnelle, Positionnelle ?)

Combien ? (Quantités, budget… )

Pourquoi ? (Cause, facteur déclenchant...)

1) Mise en place
Qui vote ? (Suffrages censitaire, capacitaire, indirect ?)
Pourquoi et qu'est-ce que l'on vote ?
Comment se déroule le vote ?
Que faire du résultat ? (Proportionnelle, Positionnelle ?)

2) Votation en elle-même
Utiliser l'outil de Choix de vote de D-Demain, ou la Fiche "Choisir son processus de votation"

3) Application du résultat
Proportionnelle, Positionnelle.

Exemple de mise en pratique par D-Demain :

Décrire

Liens utiles :

Lister les liens
(1) blablabla
(2) bliblibli
(3) blobloblo
etc.